Processos e fluxos de trabalho são essenciais em todos os negócios, e é exatamente o mesmo com os laboratórios. Ao organizar o trabalho, você garante não apenas que ele será feito, mas também define diretrizes e requisitos para outros funcionários.
Nos laboratórios, definir essas diretrizes faz parte do controle de qualidade, pesquisa, gestão de estoque e garantia da segurança do trabalho diário. Para isso, os gerentes de instalações utilizam os POPs de laboratório, que se traduzem em Procedimentos Operacionais Padrão.
O que são PoPs?
Os Procedimentos Operacionais Padrão são os processos, fluxos de trabalho e diretrizes para cada trabalho que deve ser feito no laboratório. De acordo com a OMS, ao definir os POPs, você “garante que esses processos sejam executados exatamente da mesma maneira todas as vezes, o que significa que você padronizou o processo”.
Para tornar o trabalho mais produtivo, seguro e preciso, você pode escrever diferentes POPs para equipamentos, análises e procedimentos de laboratório.
Uma vez definidos, eles são uma instrução que os pesquisadores e técnicos de laboratório usam para seguir sempre as mesmas regras e etapas exatas. Dessa forma, você obtém resultados acionáveis e consistentes. Mas seu trabalho não para por aqui, os POPs precisam ser constantemente revisados e atualizados, para garantir a mais alta qualidade de pesquisa.
A importância e os benefícios dos POPs
Mesmo para tarefas que podem ser repetidas, sempre há uma chance de alguém cometer um erro. Ao reconhecer a importância dos procedimentos operacionais padrão no laboratório, os funcionários do laboratório podem sempre confirmar, passo a passo, que cada uma de suas tarefas é concluída de acordo com as diretrizes mais recentes da empresa.
Ao mesmo tempo, estou enfatizando isso de propósito, porque sei o quão importante é para os resultados de cada pesquisa, você mantém resultados consistentes em diferentes partes do trabalho de laboratório.
Simultaneamente, seu departamento de controle de qualidade garantirá, devido ao uso de POPS, que seus resultados atendam aos padrões impostos a você por clientes ou regulamentos específicos do setor. Um POP de laboratório escrito com esses requisitos em mente garantirá que eles sejam atendidos sempre, sem exceções.
Por fim, os POPS facilitam a delegação de trabalho. À medida que cada etapa e procedimento é anotado, outros funcionários podem concluir as tarefas que você solicitar sem nenhuma pesquisa ou treinamento adicional. Isso também pode capacitar a força de trabalho, pois os técnicos e pesquisadores de laboratório podem assumir mais responsabilidade pelo trabalho que realizam no laboratório.
Melhore a execução do SOP com solução de realidade mista
Ter POPs escritos e acessíveis com uma solução digital é um passo à frente, especialmente quando se trata de reduzir a papelada e a taxa de erros em seu laboratório. No entanto, ainda exige que sua equipe se afaste do trabalho para confirmar a próxima etapa com o POP, mesmo que seja apenas uma olhada momentânea na tela do computador.
Graças a um laboratório de realidade mista, tendo os procedimentos bem na frente de seus olhos na forma de uma interface digital, os funcionários do laboratório podem escanear amostras, registrar os dados, calibrar e operar os equipamentos, usar suporte de vídeo e até mesmo gerenciar suas tarefas em um cenário virtual, tudo isso durante a realização da pesquisa.
Também pode reduzir o número de erros notificando sobre os erros e mostrando os procedimentos para a amostra exata, digitalizada pelo membro da equipe. Além disso, os usuários também podem tirar fotos de seus trabalhos ou gravá-los para futuras auditorias, treinamentos ou relatórios. Em sua essência, a solução de realidade mista de laboratório VR pode combinar produtividade e conforto em um programa único e intuitivo.
Aproveite as tecnologias digitais
Escrever POPS é um passo importante para garantir a qualidade adequada da pesquisa em seu laboratório de realidade mista recém-aprimorado. Ao mesmo tempo, porém, você deve estar ciente de que qualquer quantidade de novos documentos aumenta a pilha de papelada que pode sobrecarregar seus funcionários.
O que são procedimentos operacionais padrão?
Os POPs são instruções para funções que a organização desempenha de forma rotineira ou repetitiva. Tradicionalmente, eles assumiram a forma de documentos formais, no entanto, agora é mais provável que sejam escritos em um aplicativo ou hospedados online.
Eles revelam processos passo a passo para cada tarefa separada. Algumas empresas têm milhares de POPS
Qual é o propósito de um procedimento operacional padrão?
Os POPS criam consistência, previsibilidade e economizam tempo. Eles removem as suposições de uma tarefa. Não há espaço para interpretação, então todos seguem o mesmo procedimento para o mesmo dever, todas as vezes.
Eles também garantem que as organizações cumpram os regulamentos. Quando todos aderem ao POP, a administração pode ter certeza de que a empresa está cumprindo, porque as regras estão escritas nele.
Muitas indústrias implementam POPs como uma coisa natural. Eles incluem municípios, saúde, serviços de alimentação, call centers, educação, petróleo e gás e empresas de serviços públicos. Qualquer organização que precise de continuidade de serviço ou produção deve ter POPs.
Quais são os benefícios dos procedimentos operacionais padrão?
Redução da falta de comunicação: à medida que uma empresa cresce e contrata novos funcionários, inevitavelmente surgem dúvidas sobre como fazer o trabalho. Ao direcionar um novo contratado para os POPs da empresa, um colega ou gerente tem a certeza de que está transmitindo informações completas e precisas.
Da mesma forma, quando um funcionário trabalha com um novo cliente, ele oferece um nível consistente de serviço. Os POPs melhoram a qualidade e o elemento “humano” de esquecer detalhes é eliminado. O POP terá sido elaborado com rigor e cuidado, garantindo assim o funcionamento de todos no mesmo trabalho, da mesma forma.
Eficiência aprimorada: Além de consistência e padronização do trabalho, os POPs minimizam erros e desperdício de tempo. As expectativas dos gerentes também ficam claras. Os POPs garantem que o trabalho está sendo feito da maneira certa. Passar uma tarefa de um funcionário para outro torna-se um processo contínuo.
Fluxos de trabalho simplificados: os SOPs também fornecem um método para rastrear e medir a proficiência, além de aumentar a responsabilidade. Eles tiram a emoção da resolução de problemas e se concentram na solução. E eles são atualizados conforme necessário para refletir métodos aprimorados e novos processos.
Quais são os cinco componentes de um POP eficaz?
Objetivo: O POP deve definir o objetivo do trabalho e delinear claramente seus objetivos.
Procedimentos: Um POP não apenas define as tarefas, mas também fornece orientações passo a passo sobre como concluir essas tarefas.
Escopo: O escopo define o uso e aplicabilidade do POP.
Responsabilidades: O POP deve definir quem executa as tarefas e quem contatar se surgirem problemas. Ele também descreve a pessoa responsável por sua implementação, revisão e atualizações.
Medidas de responsabilidade: Delinear as responsabilidades de cada pessoa dentro de uma organização garante a responsabilidade pelos projetos atribuídos.