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Como organizar laboratório de análises clínicas? - VIDA - Software para Laboratório
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Como organizar laboratório de análises clínicas?

Independentemente dos tipos de testes e experimentos realizados em seu laboratório, uma das coisas mais importantes a se considerar é a organização. A eficiência no laboratório economiza tempo e dinheiro, e uma técnica simples para tornar seu laboratório mais eficiente é mantê-lo organizado.

A criação de um ambiente organizado exigirá a cooperação de toda a sua equipe, portanto, reserve um tempo para definir as regras básicas e criar uma base de organização que seja simples para todos seguirem.

Limpar e organizar estantes

Pense em quanto tempo normalmente leva para você encontrar reagentes e outras soluções em suas prateleiras. Se a resposta demorar mais de um ou dois minutos, é hora de reavaliar as técnicas de sua organização. A maneira mais fácil de reorganizar seus refrigeradores e prateleiras é remover todos os itens deles e começar a etiquetar.

Se você organizar em ordem alfabética, por tipo de produto ou com algum outro método, depende de você. Apenas certifique-se de que sua técnica seja conhecida e compreendida por outros funcionários para garantir que as coisas sejam colocadas de volta no lugar certo.

O estoque organizado

A organização é a chave para evitar pedidos duplicados (desperdício de dinheiro) ou a falta de reagentes necessários (desperdício de tempo). Embora os investigadores primários ou gerentes de laboratório sejam geralmente responsáveis ​​pela aprovação dos pedidos de compra, esta é a última etapa do processo. 

As planilhas de inventário podem precisar de atualização e isso é um trabalho para todos que usam qualquer um dos consumíveis do laboratório. Ou talvez as entregas recentes não estejam chegando às prateleiras ou sendo colocadas no lugar certo. 

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Quem deve fazer essa tarefa e se não está acontecendo, por que não? Se pedidos redundantes e outros contratempos de estoque estão ocorrendo mais de uma vez em um grande momento, então é hora de examinar como o gerenciamento de estoque acontece em seu laboratório e resolver as quebras.

Utilize o espaço vertical

Em quase todos os laboratórios, o espaço é limitado, especialmente em pequenos laboratórios que usam equipamentos grandes. Nesses casos, os contadores podem ficar rapidamente desordenados e desorganizados. A otimização de todo o espaço disponível no laboratório é fundamental para minimizar a desorganização.

Uma maneira de melhorar a organização do seu laboratório, apesar de uma quantidade limitada de espaço, é utilizando o espaço vertical. Em muitos laboratórios, o espaço vertical passa despercebido. Prateleiras, empilhar equipamentos quando possível e aproveitar o espaço morto sob as mesas podem ajudar a liberar espaço precioso na superfície dos balcões e evitar que a desordem se acumule.

Manter planilhas mantidas

Se você notar que seu laboratório está sempre ficando sem suprimentos ou tem feito pedidos duplicados, outra ideia a ser considerada é criar, ou reorganizar, suas planilhas de suprimentos. Ao manter o controle de quais itens você tem extras e quais estão acabando, você pode evitar pedidos em excesso e a falta de suprimentos.

Também dê uma olhada nos espaços onde você guarda equipamentos extras, produtos de limpeza e reagentes. Essas áreas estão organizadas? É fácil encontrar um item quando você precisa dele? Do contrário, limpe essas áreas como fez com as prateleiras e as geladeiras.

Na maioria dos laboratórios, o espaço é um prêmio e deve ser utilizado com sabedoria. Dito isso, certifique-se de usar também o espaço vertical que está disponível para você. Para manter as superfícies de trabalho desobstruídas, use prateleiras e armazenamento empilháveis ​​e não negligencie o espaço vazio embaixo das mesas. 

Você pode maximizar seu armazenamento sendo inteligente ao usar todo o espaço disponível que mantém os contadores livres para usar no trabalho, em vez de ter que contornar suprimentos que poderiam ter sido arrumados de outra forma. 

Para itens que você usa regularmente, identifique um espaço específico para guardar suprimentos gerais. Você não apenas saberá exatamente onde as coisas estão quando precisar delas, mas também manterá um espaço valioso livre para outros itens que podem ser mantidos fora do alcance e / ou da vista. 

Organizar seu laboratório economizará tempo e dinheiro a longo prazo. Com algumas diretrizes simples para manter tudo no lugar, seu laboratório funcionará com mais tranquilidade.

Crie uma programação

Tão importante quanto organizar seu laboratório, é ainda mais importante manter esse nível de organização. Criar e seguir um cronograma pode ajudá-lo a fazer isso e garantirá que todos estejam fazendo sua parte para manter o seu laboratório nas melhores condições.

Faça uma programação de limpeza semanal que dê a todos tempo para organizar suas bancadas, enquanto também realiza tarefas como limpar geladeiras, revisar números de suprimentos e instrumentos de limpeza.

Observe o estado do seu equipamento de laboratório conforme você se organiza e considere novas máquinas para substituir aquelas que estão velhas ou desatualizadas.

É o sistema, não as pessoas: 

Por mais organizados que sejam os laboratórios, ocorrerão erros. Projetar barreiras e discutir abertamente os erros diminuirá a probabilidade de eles reaparecerem. Ao introduzir vários pontos de controle e verificações, você pode reduzir as chances de que os erros se acumulem, causando consequências imprevistas. 

Mas isso não deve ser feito sem comprometer a velocidade de processamento no laboratório. Manter a infraestrutura do laboratório, manter um estoque gerenciado e coordenar seu fluxo de trabalho são todos os tipos de barreiras que podem evitar erros críticos. 

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Gerenciar todos os dados relacionados em seus livros de laboratório também permitirá que você resolva os erros, pois cada teste ou experimento pode ser verificado com documentação abrangente, mesmo se a pessoa não for mais um membro do laboratório. 

Colaboração

A comunicação eficiente é crucial, independentemente do laboratório em que você trabalha, mas com cada membro trabalhando consistentemente em várias técnicas ou projetos, é possível que eles abandonem o hábito de colaborar. As reuniões de laboratório são uma forma significativa de resolver problemas, principalmente no início da semana, para que todos saibam quais são suas tarefas e como realizá-las. É um bom hábito estabelecer um relacionamento com seus colegas de escritório mesmo fora do laboratório, pois isso ajuda a ter uma comunicação excelente.

Outra opção é usar  sistemas automatizados de impressão e aplicação. Embora um pouco caros no início, esses sistemas mais do que compensam seus custos iniciais com economia de tempo e maior eficiência. As etiquetas automatizadas são outra parte do equipamento que pode ser compartilhada entre os laboratórios, minimizando os custos de configuração e com a capacidade de etiquetar várias centenas de amostras por dia, mesmo com vários usuários, nunca deve estar muito ocupada com suas amostras.

A alocação de espaço é sempre um problema, não importa em qual laboratório você trabalhe. Mesmo pequenos equipamentos, como microscópios e banhos de água, podem ocupar uma quantidade significativa de espaço, dificultando o trabalho quando outras pessoas ao seu redor estão tentando se espremer. 

Com a mentalidade certa, você pode organizar seu laboratório com muito mais eficiência, alocando soluções, amostras e estoque onde necessário, em vez de colocá-los aleatoriamente na bancada ou no freezer. 

Manter-se organizado, gerenciar seu estoque e usar rótulos para identificar adequadamente suas amostras, reagentes e equipamentos são maneiras úteis de conseguir isso. Em última análise, você economiza espaço, tornando muito mais fácil ter sucesso.