O gerenciamento estratégico de insumos tornou-se uma palavra de ordem nos dias de hoje na área médica, e sua importância parece estar crescendo exponencialmente a cada poucos meses.
A maioria dos hospitais enfrenta orçamentos muito apertados, e isso significa que, além de serem tão rentáveis em todas as áreas quanto possível, muitos hospitais são forçados a analisar com atenção as medidas de corte de custos em todas as suas organizações.
O gerenciamento estratégico de insumos está sob crescente apuração por isso mesmo, porque está pronto para gerar economia em várias áreas e, assim, reduzir custos para muitos hospitais. Algumas das áreas específicas de gerenciamento estratégico de insumos que estão recebendo um olhar muito mais atento nos dias de hoje são as quatro melhores práticas identificadas abaixo.
Áreas para melhoria do gerenciamento estratégico de insumos Hospitalar
Ao implementar algumas dessas práticas em sua própria cadeia de suprimentos da estratégia de gerenciamento da cadeia estratégica de insumos hospitalares, sua organização médica pode obter economias suficientes nas despesas atuais para que você tenha um alívio significativo em seu orçamento mensal e a margem de lucro do seu hospital aumente.
Otimização de inventário
Você precisa ter certeza de que seu departamento de materiais está solicitando o volume certo de materiais para sincronizar com o volume usado por sua equipe, e que não há material em excesso sendo solicitado com base no instinto de alguém, e tudo isso deve acontecer sem comprometer a segurança de seus pacientes.
Também é importante saber que esses suprimentos estão chegando aos departamentos apropriados no prazo, para que possam ser usados para fornecer os serviços necessários no momento em que os serviços são realmente necessários.
Ao mesmo tempo, é muito desejável também manter baixos níveis de estoque para que você não carregue excesso de mês para mês, o que muitas vezes pode resultar no acúmulo de suprimentos médicos não utilizados em uma área de armazenamento.
É crucial ter uma boa compreensão do que está acontecendo em seu departamento de materiais e, se houver alguma mudança que precise ser feita, ela deve ser implementada o mais rápido possível para que a eficiência possa ser obtida e, portanto, o lado dos materiais da cadeia de suprimentos pode ser mais magro.
Se você está carregando excesso de estoque em sua organização, isso equivale a receita não utilizada e morta, e você precisa estar ciente disso para que as medidas apropriadas possam ser tomadas para reduzir esse desperdício.
Reúna dados entre departamentos
Reunir o máximo de dados possível será muito benéfico para seus esforços e ajudará a impulsionar você para um melhor gerenciamento da cadeia de suprimentos hospitalar. Por um lado, uma vez que você tenha uma grande quantidade de dados coletados, você terá uma melhor compreensão de quaisquer oportunidades de melhoria que possam estar presentes em seu departamento, bem como quaisquer tendências que estiveram em vigor nos últimos meses.
Muitos departamentos da cadeia de suprimentos são avaliados com base nas economias, e isso os motiva a colaborar com terceiros que podem ajudar a fornecer inteligência de negócios que favorece o acúmulo dessas economias. Isso pode vir na forma de consumíveis, contratos de serviço adquiridos ou economia de capital. Ao rastrear e publicar todas as economias que seu departamento faz em compras, isso permitirá que outros departamentos, bem como a alta administração, observem o tipo de progresso que você está fazendo.
Os painéis podem ajudar a impor preços de nível e podem garantir que você não esteja pagando vários preços diferentes por suprimentos semelhantes. É uma boa ideia criar um local centralizado para rastrear todos os seus projetos de compra ativos, bem como quaisquer economias que você identificou em projetos que foram concluídos. Ter a capacidade de obter acesso à análise de dados é um dos elementos mais importantes para garantir que você atinja os objetivos descritos para o seu departamento.
Quando você coloca essas práticas em prática desde o início, ou se as restabelece durante seu papel de liderança na cadeia de suprimentos, isso o ajudará a construir uma base sólida para o futuro. Essa base pode ajudar seu departamento a progredir para um nível maior de otimização do gerenciamento da cadeia de suprimentos hospitalar, ao mesmo tempo em que realiza a visão de seu departamento específico.
Criar Abastecimento Estratégico
Ter uma abordagem de abastecimento estratégico gerará imenso valor para sua organização médica. Com as responsabilidades de compras cada vez mais sob o guarda-chuva da cadeia de suprimentos, será cada vez mais importante para você ter uma direção definida sobre exatamente quais responsabilidades seu departamento deve assumir.
Historicamente, os departamentos de compras eram obrigados apenas a gerenciar capital e consumíveis. Mas nos últimos anos, essas responsabilidades se ampliaram para incluir TI, contratos de serviço e serviços de compra também. Será útil se você puder entender o papel que sua organização de compras em grupo deve ter na empresa e revisar quaisquer acordos locais que possam já ter sido estabelecidos.
Em seguida, você pode descobrir o nível de flexibilidade necessário em relação à conformidade da organização de compras em grupo. Isso pode demorar um pouco para ser implementado, especialmente no que diz respeito a quaisquer tendências relacionadas à conformidade com a organização de compras em grupo, e isso significa que essa não é uma decisão urgente que você terá que tomar imediatamente. Para qualquer uma dessas áreas nas quais você precisa de conhecimento adicional, um terceiro pode fornecer informações úteis que você pode transformar em itens acionáveis.
Examinar controles e padrões de compra
A melhor maneira de examinar seus controles e automação de compras é investir algum tempo na revisão de suas políticas e procedimentos atuais, por exemplo, a autorização de pedidos.
A maioria dos sistemas são capazes de gerar ordens de compra eletrônicas e também exigirá que você mantenha seu estoque em uma base eletrônica para que você tenha um gerenciamento de estoque adequado. A maioria dos fornecedores não tem problemas em usar intercâmbios eletrônicos de dados, e isso o ajudará a rastrear seus pedidos, entregas e confirmação eletronicamente.
Se você não tiver esse tipo de sistema atualmente, comece a investigar os requisitos e os custos de instalação de um sistema imediatamente. Depois de capturar todos os dados importantes eletronicamente, você estará muito melhor preparado para outros desafios do futuro.
Estabelecer e manter um bom arquivo mestre de itens pode ser um desses desafios, embora isso provavelmente exija algum suporte da alta administração. Qualquer automação futura que você incluir deve levar em consideração o faturamento e os pagamentos eletrônicos, o código de barras e a integração de sua distribuição de suprimentos.
Ajuda com o gerenciamento estratégico de insumos e suprimentos hospitalares
O gerenciamento estratégico de insumos está rapidamente se tornando a principal área de foco para todos os esforços de redução de custos em hospitais e organizações médicas, tendo eclipsado a mão de obra como a principal área de redução de custos. Isso significa que muitas das organizações médicas de hoje já implementaram ou estão em processo de implementação de melhorias na cadeia de suprimentos orientada por dados, com o objetivo de melhorar o atendimento ao paciente.
O VIDA oferece recursos fundamentais para o trabalho ágil e sem erros. Com uma poderosa ferramenta de busca, que localiza qualquer parte da palavra digitada, e também o número do documento, o sistema evita a duplicação de cadastros mantendo o histórico dos insumos. Além disso, a detecção inteligente de duplicações verifica nomes parecidos e alerta o usuário sobre a existência de um cadastro anterior.
Com o controle individual de caixa, cada funcionário ficará responsável pelos recebimentos que faz, facilitando assim o controle por parte dos gestores. Todos os dados adicionados ou modificados sobre pagamentos, descontos, modificações e outras informações, ficam registrados no VIDA para efeito de auditoria.