Qualquer pessoa que trabalhe em um laboratório dirá que as amostras são como ouro e perder qualquer amostra pode ser desastroso. Felizmente, você pode evitar isso tendo rastreabilidade contínua embutida em seu gerenciamento.
Dessa forma, sua equipe de laboratório pode acessar facilmente onde cada amostra está armazenada, a qualquer momento. Ter uma visão completa e atualizada do armazenamento, localização e status de sua amostra é essencial para eliminar problemas e garantir processos laboratoriais tranquilos.
Todos os laboratórios, especialmente laboratórios clínicos, precisam de uma solução de software de rastreamento de amostra para fazer isso; uma solução que não apenas rastreia o armazenamento e o status da amostra, mas também atende a uma infinidade de requisitos de conformidade, regulamentação e segurança.
Se você gerencia um laboratório menor, pode pensar que seu método improvisado para rastrear cada nova amostra funciona bem. Você avalia que uma pasta de trabalho do Excel ou banco de dados do Access é adequado para o gerenciamento de amostras. O problema é que todo o trabalho de rastreamento de amostra, informações precisas de armazenamento de amostra, rastreamento de cada amostra em seu laboratório e através de seus processos de teste, depende exclusivamente da atividade manual.
Esta é uma receita infalível para contratempos no gerenciamento de amostras, independentemente do tamanho do seu laboratório. Na melhor das hipóteses, você tem um processo de manutenção de registros ineficiente. Na pior das hipóteses, você corre o risco de perder amostras e informações incorretas para todo o laboratório.
Felizmente, a funcionalidade de gerenciamento de armazenamento de amostras com um Sistema de Gerenciamento de Informações, pode garantir a precisão, melhorar a eficiência e atender à variedade de requisitos mencionados acima. Mas como funciona um um sistema de rastreabilidade de amostras?
Como ele gerencia a rastreabilidade? Com que tipo de informação ele mantém seus processos de laboratório funcionando com eficiência?
Veja como o sistema certo rastreia cada amostra conforme ela se move pelo fluxo de trabalho do seu laboratório.
Criação de um local para armazenamento de amostra
Para começar a modelar sua arquitetura de armazenamento de amostra, comece no nível mais alto: os quartos em suas instalações. Cada sala através da qual uma amostra pode viajar deve ser representada em seu sistema como um “local”.
Isso inclui seu espaço de laboratório, quaisquer salas que contenham equipamentos de armazenamento e, possivelmente, o local onde cada nova amostra é recebida ou onde as amostras são acessadas.
Você também pode precisar criar sublocais, definindo áreas dentro de um laboratório maior.
Criação de designações de equipamentos de armazenamento de amostra
Em seguida, você está pronto para descer um nível na hierarquia de armazenamento de amostra, para criar registros que representam suas unidades de armazenamento. Um sistema de rastreabilidade ideal oferece a capacidade de categorizar seu equipamento em “refrigeradores”, “freezers” e “tanques de nitrogênio”, uma vez que cada um deles possui atributos exclusivos de armazenamento de amostra interligados com um computador para guardar seus dados.
Depois de concluído, qualquer usuário do sistema de rastreabilidade de amostras em seu laboratório pode ver facilmente qual equipamento está em qual sala e como cada uma dessas unidades de armazenamento de amostra está configurada.
Se você já possui um sistema de rastreabilidade de amostras, pode começar a modelar seu ecossistema de armazenamento de amostra.