Nos dias de hoje, a maioria das empresas incluindo os laboratórios precisam armazenar grandes quantidades de dados apenas para funcionar de forma eficaz. Conforme as tecnologias avançam, a quantidade de dados que mantemos em um laboratório e os detalhes técnicos que isso envolve aumentam exponencialmente.
Este aumento na complexidade significa que planilhas modestas simplesmente não estão mais aptas para a tarefa de armazenar nossos registros, e é aí que os sistemas de laboratório entram. Existem sistemas para laboratório que ajudam a gerenciar e manter grandes quantidades de dados.
Por que usar um sistema de laboratório?
De planilhas a livros de registro, os métodos tradicionais de registro de dados costumam ser insuficientes para atender às demandas de um laboratório moderno.
Gravar, processar e analisar amostras é um processo complicado e demorado sem as ferramentas certas e as grandes quantidades de armazenamento de dados necessárias significam que qualquer método organizacional deve ser bem mantido e planejado de forma adequada.
Felizmente, é aí que um Sistema de Gerenciamento de Informações de Laboratório pode ajudar. Um sistema tornará mais fácil rastrear os dados e reduzirá o tempo necessário para gravá-los. O software pode tornar o processo de armazenamento e análise de amostras de dados complexos simples e fácil.
Como funciona?
O sistema de laboratório permite que analistas e técnicos insiram informações essenciais e detalhadas, relacionadas às amostras com as quais estão trabalhando. As informações potenciais para armazenar incluem:
- Data e hora de cadastros
- Data e hora de coleta das amostras
- Quem realizou as coletas
- Onde as coletas foram realizadas
- Quem recebeu e conferiu as amostras
- Quem inseriu os resultados no sistema
- Quem liberou os resultados
À medida que uma amostra passa pelo processo de teste, todas essas informações são mantidas com segurança e em um local de fácil acesso. Muitos sistemas geram um código de barras quando os dados da amostra inicial são inseridos, para que possam ser lidos novamente por vários membros da equipe à medida que informações adicionais são obtidas.
Cada usuário pode escanear o mesmo código para garantir que os dados estejam atualizados e que o processo esteja no caminho certo. Além de manter todos os dados contidos com segurança, ele também pode rastrear amostras, auditar modificações de informações e até mesmo integrar os resultados dos exames com outros sistemas.
Um sistema significa que a necessidade de registro manual de dados (o que obviamente deixa espaço para erro humano) não é mais necessária, pois o sistema integrar dados automaticamente. Isso reduz o tempo gasto com a gestão e também diminui a possibilidade de erros.
Tipos de Sistemas
Devido à natureza do trabalho de laboratório, existem muitos tipos diferentes de sistemas em operação. Na verdade, pergunte por aí e você pode até obter uma definição diferente de um sistema de gerenciamento de informações de laboratório, dependendo de com quem você fala, pois esse sistema pode ser dinâmico e rápido.
Diferentes tipos de sistemas, possuem diferentes funcionalidades e dependem dos requisitos de cada laboratório. Você pode escolher um sistema que se concentra na captura de dados, informações do sistema e opções de armazenamento. Cada sistema opera de maneira um pouco diferente, mas há uma série de funções para as quais o software foi projetado.
Como isso poderia ajudar em seu laboratório?
Se você chegou até aqui, é provável que esteja considerando implantar um sistema em seu laboratório, mas como isso poderia ajudar? Tudo depende de seus requisitos, mas listamos algumas das funcionalidades mais comuns que um sistema oferece.
Gestão de Amostras
O gerenciamento de amostras é uma das principais funções de um sistema laboratorial. Como gerente de laboratório ou técnico, você sem dúvida estará procurando maneiras de agilizar processos e reduzir erros.
Um sistema fornece registros detalhados e precisos de cada amostra e os armazena com segurança, reduzindo assim as chances de os dados se perderem ou se misturarem à medida que se movem entre funcionários e setores. Conforme as amostras são cadastradas o sistema fará um registro detalhado que descreve:
- Quem cadastrou a amostra
- De quem a amostra foi retirada
- Em que parte do processo está atualmente
- Para onde precisa ir a seguir
- Como deve ser armazenado
- Datas de movimentação da amostra
No geral, o sistema é automatizado, tornando o processo simples e direto para os trabalhadores do laboratório.
Gestão de fluxo de trabalho
Um sistema pode desempenhar o papel fundamental de agilizar a tomada de decisões dentro do laboratório. Em um laboratório movimentado com exames sendo realizados em grande escala e muitos colaboradores, isso pode ser extremamente útil.
Considere que um sistema pode:
- Automatizar processos, com interface de equipamentos
- Orientar sobre forma de coleta e materiais.
- Facilitar geração de mapas de trabalho.
- Registrar etapas para possibilitar auditorias.
- Agilizar o lançamento e liberação de resultados.
- Entrega online de laudos ao pacientes.
Em um laboratório tradicional, geralmente se presume que 75% das despesas totais em um laboratório vão para a mão de obra. Reduzir a quantidade de administração envolvida dá à equipe mais tempo e dinheiro para se dedicar à pesquisa.
Relatórios, gestão e faturamento
E por último, mas não menos importante, o sistema laboratorial pode ser usado para auxiliar na geração de relatórios, faturamento e gestão geral. O sistema certo irá:
- Gerar e controlar faturas de convênios.
- Ajudar na identificação de problemas.
- Descrever quanto tempo leva para seu laboratório processar um exame
- Destacar quais exames são mais realizados e quais são mais rentáveis
De uma maneira geral, um sistema laboratorial pode mudar a maneira como os seus processos são realizados, e assim ajudar você a otimizar o seu tempo. Podendo assim realizar melhorias em diversos setores em seu laboratório e o mais importante, agradar a todos os seus clientes.